2014/03/26

googleドライブの同期は、フォルダ選択ができました。

あれ、PCアプリがインストールできない…。
と思ったら、久しぶりの「ドライブ容量不足」。懐かしい感じさえあります。

メインPCとして使っているノートPCは、SSDに換装してありますが、ネックはやはりドライブの容量です。超快適な高速レスポンスと引き替えに容量を捨てたのですが、アドビツール群などデカイやつもインストールして持ち歩いているので、どうしてもSSD容量が圧迫されます。

私のPCにはgoogleドライブアプリを入れて、「同期」機能を便利に使っています。

しかし丸ごと同期していると不要なファイルまで同期されて、なけなしのSSDの容量を食ってしまいます。その中には、時々しか参照しないような、クラウドのストレージだけにあれば良いようなファイルも結構沢山あるのです。調べてみれば解りますが、だれでも実際の所、パソコンの中にあるデータの殆どは、たまにしか参照しないファイルばかりのはずです。

googleドライブのPC用アプリでは、同期するフォルダを選択できるので、これを活用します。直下のフォルダのみ選択できるので、うまくフォルダを作って運用してみてください。

  1. 右下に鎮座している googleドライブのアイコンを右クリックして
  2. 表示されたメニューから「設定」をクリック
  3. 同期オプションの「このパソコンに一部のフォルダのみを同期」にチェックを入れ
  4. googleドライブ以下のサブフォルダが一覧されるので、同期したいフォルダにチェックを入れます
  5. 最後に「変更を摘要」ボタンをクリック

これだけでOkです。

マイドキュメント内は殆どが MS Office ファイルで、オフラインで使っています。googleドライブアプリでの同期は自動バックアップとしての意味が強いので、これはそのままにします。

自動バックアップしたいフォルダ、社内やパートナーと共有しつつローカルで参照したいフォルダだけ残します。 google ドキュメントを使っているフォルダはリンクファイルしかコピーされないので共有不要だと思います(容量はたいしたことないので、ランチャー(開き用)として使っているならアリですね)。

写真類は結構ローカルドライブの「肥やし」になっているので、1年前以上古いモノは思い切って全てクラウドに預けちゃいましょう。思ったほど困りませんし、パソコン壊れても安心だし、何より気分がスッキリしますよ!

インプラス株式会社 http://www.implus.co.jp/
(井上)

2014/03/25

超簡単!googleドライブを使ったクラウド報告書の作り方

超簡単!googleドライブを使ったクラウド報告書の作り方

1.googleドライブの環境を用意しておきます。

1)今回は、報告者の個人アカウントと社内共有アカウントを使います。

  社内共有アカウントだけでもできます。(たぶん)

2)社内共有アカウントの「カイゼン報告書」フォルダを、社員で共有しておきます。


2.写真撮影しつつクラウドにアップロード

カイゼン報告書は写真を使うとあっというまにできます。
文章であれこれ報告事項を書いていると時間も掛かるし、伝わらないです。

1)iPhone (などのスマホやタブレット)で、 googleドライブ を開きます。

googleドライブアプリ起動(iPhone)




←ここ



右上のプラスマークをタップします。

写真フォルダが決まっていたら、そこに移動してからが良いですね。私の場合は、写真を使い終わったら消す予定なのでマイドライブ直下です。














2)「カメラを使用」をタップして、写真を撮ります。
追加…「カメラを使用」













←すでに撮影済の場合は、アップロードでOKです。









すぐに googleドライブにアップロードされます。

3) googleドキュメントで、社内共有フォルダを開き、「作成」→「文書」を選びます。
  今はワード風報告書を使っていますが、スプレッドシートも良いです。好みで選んでください。社内では統一した方が良いかも知れません。雛型を作っておき、コピーして使うと統一が図れて良いでしょう。

















4)写真を挿入します。「挿入→画像…」を選択します。

















5)写真を選択します。
  写真の保存先を「マイドライブ」直下にしておくと、階層を追ってフォルダを選ばなくて良いので楽です。

















6)写真のサイズを調整して、文章を打ち込んで、報告書の出来上がりです。
 ただでさえ面倒な報告書です。目指すのは気軽に簡単に報告ができる仕組みですから、あまり体裁や形式に拘らない方が精神衛生上も、継続性も良いです。
 ただし、報告日とタイトル(と、ファイル名)だけは少し拘った方が良いと思います。検索で探せるようにね。(とすれば氏名は必須ですね)



もうできあがりました。ほんと、慣れたらあっというまです。印刷が要らないので、その分の時間とコストが削減されます。紙に「印刷する」っていうのは、体裁を整えたり、何度も印刷したり、取りに言ったり、紙切れしたり、詰まったり・・・、結構手間がかかり気も遣いますので、それが無いだけでもメリット大です。

クラウド活用で中小企業のカイゼンを。
インプラス株式会社でした! ^^ implus.co.jp

(井上)